Квитанции служат документом для платежей клиентов и записью о продаже. Если вы хотите предоставить клиенту квитанцию, вы можете написать ее от руки на листе бумаги или создать ее в цифровом виде с помощью шаблона или программного обеспечения. Если вы планируете заниматься бизнесом, важно, чтобы вы знали, как правильно написать квитанцию для надлежащей документации, налоговых целей и для защиты себя и своих клиентов.
Шаги
Образцы квитанций
Образец квитанции о пожертвовании
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Образец квитанции о пожертвовании на мебель
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Образец квитанции о пожертвовании на автомобиль
Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.
Метод 1 из 2. Написание квитанции от руки
Шаг 1. Купите чековую книжку, чтобы упростить написание квитанций
Вы можете купить книгу квитанций из 2 частей онлайн или в магазине канцелярских товаров или книгу с несколькими листами многоразовой копировальной бумаги. Эти буклеты обычно предварительно пронумерованы и уже содержат заголовки квитанций. Убедитесь, что у вас есть буклеты с бланками из двух частей, чтобы вы могли сохранить копию для своих записей. Если у вас под рукой нет буклета, вы можете просто написать квитанции от руки на листе бумаги и ксерокопировать их.
- Перед тем, как писать квитанцию, убедитесь, что копировальная бумага находится между оригиналом и копией.
- При написании квитанций используйте ручку, прижимая ее сильно, чтобы информация передалась на копию.
Шаг 2. Напишите номер квитанции и дату вверху справа
Запишите полную дату продажи и порядковый номер квитанции под ней. У каждой квитанции должен быть номер, чтобы вы могли отслеживать каждую продажу в течение дня. Номер квитанции начинается с 001 и увеличивается на одну цифру для каждой квитанции. Вы можете сделать это заранее, чтобы вам не приходилось писать это каждый раз, когда вы совершаете продажу.
-
Например, правая верхняя часть квитанции будет выглядеть примерно так:
20 января 2019 г., 004
- Вы можете сбрасывать номера квитанций каждый день, если также указываете дату на каждой квитанции.
- Большинство буклетов с квитанциями уже имеют разные номера чеков для каждой квитанции.
Шаг 3. Напишите название вашей компании и контактную информацию в левом верхнем углу
Напишите номер телефона и адрес вашей компании под названием компании. Вы также можете указать другие данные, такие как веб-сайт, учетные записи в социальных сетях и / или часы работы. Эта информация послужит доказательством того, что ваша компания совершила продажу, и поможет клиенту связаться с вами, если им понадобится.
Если у вас нет компании, укажите свое полное имя вместо названия компании
Шаг 4. Пропустите строку и запишите купленные товары и их стоимость
Напишите название товара в левой части квитанции и укажите стоимость каждой позиции в правой части квитанции. Если вы продали более одного товара, перечислите товары и их цены в строке.
-
Например, подробный список на квитанции должен выглядеть примерно так:
Туалетная бумага ……….. $ 4
Расческа ……………… 3 $
Увлажняющий крем ………… 20 $
Шаг 5. Напишите промежуточный итог под всеми элементами
Промежуточный итог - это стоимость всех товаров без учета налогов и дополнительных сборов. Сложите стоимость каждого проданного вами товара и укажите общее количество под списком цен на товары.
- Чтобы быть точным, используйте калькулятор для сложения предметов.
-
Итого должен выглядеть примерно так:
Туалетная бумага ……….. $ 4
Расческа ……………… 3 $
Увлажняющий крем ………… 20 $
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ ……….. $ 27
Шаг 6. Добавьте налоги и другие сборы к промежуточной итоговой сумме
Укажите название налога или дополнительных сборов в левой части квитанции и укажите их стоимость в правой части квитанции. Затем добавьте к промежуточной сумме все применимые сборы и налоги, чтобы получить общую сумму или сумму, которую должен заплатить клиент.
-
Общий итог должен выглядеть примерно так:
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ ……….. $ 27
Налог с продаж …………. $ 5,50
Доставка ………….. $ 3
ВСЕГО….. $ 35,50
Шаг 7. Запишите способ оплаты и имя клиента
Способ оплаты может быть наличными, чеком или кредитной картой. В последней строке квитанции напишите полное имя клиента. Если они платили кредитной картой, попросите их подписать нижнюю часть квитанции. Затем сделайте копию квитанции и сохраните ее для своих записей и передайте покупателю оригинал квитанции.
Метод 2 из 2: создание цифровой квитанции
Шаг 1. Загрузите шаблон квитанции для простого цифрового решения
Если вы предоставляете кому-либо квитанцию через Интернет, возможно, будет проще написать квитанцию на компьютере. В этом случае поищите в Интернете шаблоны квитанций и загрузите тот, который вам подходит. Затем заполните все соответствующие поля с помощью текстового редактора и отправьте клиенту копию квитанции.
- Не забудьте указать дату продажи в любом чеке, который вы пишете.
- Загружайте шаблоны только с сайтов с хорошей репутацией.
Шаг 2. Используйте программное обеспечение для создания профессиональных чеков
Сравните платные и бесплатные программы для создания чеков и загрузите ту, которая лучше всего соответствует вашим потребностям. Настройте программу и введите название вашей компании и информацию на вкладке настроек. Затем остается лишь правильно заполнить соответствующие поля. Когда вы закончите, программа сгенерирует квитанцию профессионального вида, которую вы должны передать клиенту, и внесет ее в свою базу данных, чтобы вы могли к ней обратиться позже.
- Популярные программы получения включают NeatReceipts, Certify и Shoeboxed.
- Вы также можете загрузить логотип своей компании, чтобы он отображался на копии квитанции покупателя.
Шаг 3. Используйте POS-систему для высокоточного управления квитанциями
POS или система точек продаж - это система, которая помогает вам отслеживать бизнес-расходы, продажи, квитанции и может обрабатывать платежи, такие как чеки и кредитные карты. Эта система автоматически генерирует квитанцию для покупателя в точке продажи и регистрирует продажу в вашей базе данных. Сравните различные POS-системы в Интернете и выберите ту, которая соответствует вашим потребностям. Затем загрузите систему на свой компьютер и работайте со службой поддержки клиентов, чтобы получать автоматические квитанции, генерируемые каждый раз, когда вы совершаете продажу.
- Популярные POS-системы включают Vend, Shopify и Square Up.
- Многие POS-системы теперь можно загрузить на свой телефон, планшет или компьютер.