Как написать профессиональное электронное письмо (с изображениями)

Оглавление:

Как написать профессиональное электронное письмо (с изображениями)
Как написать профессиональное электронное письмо (с изображениями)

Видео: Как написать профессиональное электронное письмо (с изображениями)

Видео: Как написать профессиональное электронное письмо (с изображениями)
Видео: Адаптивная верстка письма с нуля (email верстка) 2024, Марш
Anonim

Электронная почта - важная часть делового общения, поэтому очень важно делать это правильно. Хотя электронные письма обычно не такие формальные, как письма, они все же должны быть профессиональными и представлять хороший образ вас и вашего бизнеса, сообщества или должности. Следуйте инструкциям в этом руководстве, чтобы создавать деловые электронные письма, соответствующие этикету и обеспечивающие профессионализм.

Шаги

Часть 1 из 4: адресация электронной почты

Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 1
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 1

Шаг 1. Адрес вашей электронной почты

Введите адрес электронной почты получателя в поле Кому. Используйте поле «Кому», если вы хотите отправлять контакты по электронной почте, поощряя их ответы.

  • Это поле предназначено для людей, которых сообщение напрямую затрагивает. Если вы ожидаете, что кто-то что-то сделает в ответ на ваше электронное письмо, он должен быть в поле «Кому».
  • Рекомендуется включить всех людей из поля «Кому» в первую строку электронного письма. Таким образом, вы вовлекаете всех в разговор с самого начала и информируете всех, кто еще участвует в разговоре.
  • Если вы указали более четырех человек в поле «Кому», обратитесь к группе в целом, начав свое электронное письмо с чего-то вроде «Привет, команда» или «Доброе утро всем».
  • Поле «Кому» можно использовать для любого количества адресов. Помните, что все, кто непосредственно задействован и должен принять меры, должны быть включены в поле «Кому».
Напишите профессиональное электронное письмо, шаг 2
Напишите профессиональное электронное письмо, шаг 2

Шаг 2. Используйте поле «Копия» (необязательно)

Поле «Копия» (или «Копия») используется как способ держать других в курсе событий без обязательства или требования отвечать или принимать меры по этому вопросу. Подумайте о поле «Копия» как о FYI для распространения соответствующей информации или обновлений ряду сотрудников, которым нужно только их просмотреть. Чтобы добавить адреса в поле «Копия», просто нажмите на поле «Копия» и введите столько адресов внутри, сколько хотите.

При создании копий для нескольких сотрудников каждый получатель будет иметь доступ к списку копий электронной почты

Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 3
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 3

Шаг 3. Используйте поле СК (необязательно)

Основное назначение поля Скрытая копия - отправить электронное письмо группе контактов, которые не знают друг друга. Поле скрытой копии (скрытая копия) позволяет отправить сообщение нескольким контактам, не зная, кто еще получил сообщение. Чтобы добавить адреса в поле «Скрытая копия», просто щелкните поле и введите каждое электронное письмо, которое необходимо включить.

  • Используйте поле Скрытая копия, чтобы отправить электронное письмо нескольким сотрудникам, которые не знают друг друга. Это защищает конфиденциальность каждого получателя, сохраняя список получателей видимым только для отправителя, а не для каждого получателя.
  • Используйте поле СК при отправке электронной почты сотням людей.
  • Ваши контакты смогут видеть всех, кому было отправлено электронное письмо, в полях Кому или Копия, но не в поле Скрытая копия.
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 4
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 4

Шаг 4. Ответьте на электронное письмо Копия

Если вы включены в электронное письмо «Копия», вы, вероятно, являетесь частью горстки других партнеров, которые также участвуют в беседе, и отправитель может не искать или не ожидать ответа от кого-либо из вас. Если вам все же нужно ответить, подумайте о характере вашего ответа и о том, к кому он относится. Вы можете выбрать вариант «Ответить отправителю», если у вас есть заметка для автора письма, или «Ответить всем», только если информация актуальна для всех участников беседы.

  • Только если ваши комментарии важны для всей группы, вы можете использовать поле «Ответить всем».
  • Будьте осторожны при выборе ответа всем получателям по электронной почте. По возможности следует избегать переполнения почтовых ящиков других людей нерелевантной информацией.
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 5
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 5

Шаг 5. Ответьте на электронное письмо Bcc

Если вы были включены в скрытую копию электронного письма, у вас будет возможность ответить только отправителю письма, и вы не сможете увидеть список других получателей, которые также получили скрытую копию. Просто нажмите кнопку «Ответить», чтобы написать отправителю электронное письмо.

Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 6
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 6

Шаг 6. Используйте короткий и точный заголовок темы

Используйте как можно меньше слов, чтобы описать тему или характер вашего электронного письма. Вместо того, чтобы заполнять тему одним или двумя неопределенными терминами, дайте получателю знать заранее, что он может ожидать от вашего электронного письма. В противном случае он может не оказать должного воздействия. Указывая тему электронного письма, будьте как можно более конкретными, но не слишком многословно. Попробуйте такие вещи, как:

  • «Обновление встречи лидеров»
  • «Проблема с перерывами на обед»
  • «Обзор встречи на 12 марта»

Часть 2 из 4. Составление электронного письма

Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 7
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 7

Шаг 1. Придерживайтесь стандартной структуры

При обращении к профессиональному электронному письму важно, чтобы оно было чистым, коротким и ясным. Скажите, что нужно сказать, и продолжайте. Вы можете разработать свою собственную структуру, которая лучше всего подходит для вас. Вот базовая структура, которую следует учитывать:

  • Ваше приветствие
  • Шутка
  • Ваша цель
  • Призыв к действию
  • Заключительное сообщение
  • Ваша подпись
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 8
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 8

Шаг 2. Напишите свое приветствие

Чтобы все было профессионально и изысканно, всегда открывайте электронную почту с официального приветствия, например «Дорогой мистер Лу». В зависимости от ваших отношений с получателем, вы можете обращаться к ним, как и ожидалось, либо полностью, либо полностью по имени и титулу, либо только по имени. Если вы не называете человека по имени, придерживайтесь его фамилии, чтобы не оскорбить его.

  • Если ваши отношения очень случайные, вы можете даже сказать: «Привет, Гейб». В большинстве случаев вполне нормально открываться простым словом «Дорогая Мари». Если характер вашей переписки требует чего-то более формального, безопаснее всего использовать в качестве приветствия только имя получателя, чтобы сообщения были краткими и приятными.
  • Если вы не знаете имя получателя, вы можете использовать: «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа».
  • Если вы составляете электронное письмо для группы получателей, которых вы указали в поле Кому и от которых требуется ответ, поприветствуйте их как группу (если количество получателей четыре или больше) или включите каждое из их имен в приветствие..
  • Если вы отправляете электронное письмо с копиями, просто обращайтесь к группе в целом, если у вас много получателей, в противном случае включите имя каждого получателя в приветствие.
  • Если вы отправляете электронное письмо с скрытыми копиями, обратитесь к группе в целом, начав с чего-то вроде «Привет всем».
  • Если вы пишете кому-то электронное письмо в первый раз, делайте представление кратким и дайте им знать, кто вы, одним предложением. Например: «Было здорово встретить вас на [X event]».
  • Если вы не уверены, что введение необходимо, и вы связались с получателем раньше, но не уверены, помнят ли они вас, вы можете оставить свои учетные данные в своей электронной подписи.
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 9
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 9

Шаг 3. Сразу представьтесь

Указание вашего имени и официального титула или должности поможет получателю определить, от кого пришло сообщение, без необходимости гадать. Это особенно важно, если вы пишете кому-то, кого никогда не встречали. Даже если ваше имя содержится в вашем рабочем адресе электронной почты, вы всегда будете любезно сообщить другому человеку, кто вы.

  • Вызвать интерес получателя, подчеркнув общие связи или общий опыт («Мы встречались на ежегодной конференции« Женщины как лидеры »в Торонто в прошлом году»).
  • Можно пропустить введение, если вы уже знакомы с человеком, которому пишете.
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 10
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 10

Шаг 4. Кратко поблагодарите получателя

Ваш читатель - занятой человек, поэтому поблагодарить его за то, что он нашел время, чтобы прочитать ваше письмо, - это любезный жест. Кроме того, это будет ваша первая возможность сообщить им о причине вашего письма. «Спасибо за рассмотрение моей заявки на исследовательский грант» задает дружеский тон, рассказывая получателю то, что ему нужно знать.

Если начать электронное письмо с выражения вашей признательности, это также демонстрирует уважение, которое может помешать сообщению выглядеть холодным или безличным

Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 11
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 11

Шаг 5. Укажите причину вашего электронного письма

Если вы инициируете линию связи, вы несете ответственность за то, чтобы сообщить получателям, о чем идет речь в электронном письме. Важно заранее заявить о своей цели. Деловые партнеры захотят быстро прочитать вашу электронную почту и перейти к делу. Найдите минутку, чтобы спросить себя, зачем вы это пишете и почему вам нужно, чтобы получатель увидел это. Это поможет вам избежать пустой болтовни и сразу перейти к более профессиональному письму. Это также хорошее время, чтобы спросить себя: «Это письмо действительно необходимо?» Опять же, отправка только абсолютно необходимых электронных писем свидетельствует об уважении к человеку, которому вы пишете. Когда вы будете готовы написать письмо, попробуйте начать с чего-нибудь вроде:

  • «Я пишу, чтобы узнать о…»
  • «Я пишу в отношении…»
  • «Пожалуйста, найдите время, чтобы ознакомиться с этими изменениями и поделиться своим мнением…»
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 12
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 12

Шаг 6. Поблагодарите получателя (необязательно)

Если вы отвечаете на запрос клиента или кто-то ответил на одно из ваших электронных писем, вам следует начать с благодарственной строки. Например:

  • "Спасибо, что ответили мне …"
  • «Спасибо за внимание к этому вопросу…»
  • «Спасибо, что обратились в Ocean Safari Scuba…»
  • Поблагодарить читателя - отличный способ оставаться вежливым, профессиональным и в хороших отношениях с получателем.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 13
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 13

Шаг 7. Сделайте текст электронного письма кратким

В деловых письмах чем меньше вы включите, тем лучше. Сделайте каждое отправляемое вами электронное письмо чем-то одним. Если вам нужно сообщить о другом проекте, напишите еще одно электронное письмо.

  • Попробуйте передать все, что вам нужно, всего в пяти предложениях. Скажите все, что вам нужно, и не более того. Иногда невозможно ограничить электронную почту пятью предложениями. Не волнуйтесь, если вам понадобится дополнительная информация.
  • В теле письма включите всю необходимую информацию и все, что вы можете потребовать от получателей.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 14
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 14

Шаг 8. Включите призыв к действию (необязательно)

Если вам нужно, чтобы получатель что-то сделал, не думайте, что он будет знать, что и когда делать. Помогите им, четко обозначив, что вам нужно. Скажите что-нибудь вроде:

  • "Не могли бы вы прислать мне эти файлы до четверга?"
  • "Не могли бы вы написать это в ближайшие две недели?"
  • «Пожалуйста, напишите об этом Томасу и дайте мне знать, когда вы это сделаете».
  • Если вы структурируете свой запрос в виде вопроса, то получите ответ. Вы можете сказать: «Дайте мне знать, когда вы это сделаете».
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 15
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 15

Шаг 9. Сообщите получателю, как вы ожидаете от него ответа

Теперь, когда вы предложили призыв к действию, подтолкните читателя в правильном направлении. Например, просьба просмотреть финансовый отчет может сопровождаться просьбой типа «дайте мне знать, что вы думаете об этих цифрах». Таким образом, другая сторона не останется в недоумении, что делать с информацией, которую ей предоставили.

  • Предоставление определенных сроков, в которые вы хотели бы получить ответ («было бы идеально, если бы мы могли организовать эти документы до встречи в четверг»), можно обеспечить более быстрый ответ.
  • Постарайтесь ответить на важные электронные письма в течение 24 часов.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 16
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 16

Шаг 10. Добавьте закрытие

Чтобы ваши электронные письма оставались профессиональными, завершите электронное письмо еще одним выражением благодарности читателю или официальным прощанием, например:

  • "Спасибо за Ваше терпение и сотрудничество"
  • «Спасибо за внимание»
  • «Если у вас есть вопросы или проблемы, не стесняйтесь, дайте мне знать»
  • "С нетерпением жду Вашего ответа".
  • Завершите свое электронное письмо надлежащим завершением перед своим именем, например «С уважением» или «С уважением».
  • Избегайте случайных закрытий, таких как «Ура», если вы не дружите с читателем, так как эти типы закрытий менее профессиональны.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 17
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 17

Шаг 11. Подпишите свое имя

В профессиональном электронном письме ваша подпись должна включать следующее:

  • Ваше имя.
  • Ваша должность.
  • Ссылка на ваш сайт.
  • Ссылки на учетные записи в социальных сетях (необязательно).
  • Необходимая контактная информация.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 18
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 18

Шаг 12. Подпишите индивидуальную подпись

Подпись внизу электронного письма должна предлагать получателю всю необходимую информацию о вас, чтобы не нужно было подробно представляться в сообщении. Не забудьте указать свое полное имя, название вашей компании, должность или должность, предпочитаемый адрес электронной почты и номер телефона, по которому с вами можно связаться напрямую.

  • Чтобы избавить себя от некоторых проблем, сохраните свою собственную подпись на любой платформе электронной почты, которую вы используете, чтобы она автоматически отображалась в будущих сообщениях.
  • Ссылки на ваши учетные записи в социальных сетях позволят незнакомым контактам получить более полное представление о вас.
  • Не перегружайте подпись ненужными деталями, цитатами или графикой.

Часть 3 из 4: Профессиональное общение с электронной почтой

Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 19
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 19

Шаг 1. Поддерживайте профессиональный тон

При отправке деловых писем важно особенно внимательно относиться к используемому вами языку, чтобы избежать путаницы или неправильного толкования. В общем, вы не должны писать в электронном письме своему начальнику или коллегам то, что вы не сказали бы им лично. Ваши слова всегда должны быть спокойными, вежливыми и доброжелательными, даже в ситуациях, когда вы сами этого не чувствуете.

  • Написав электронное письмо, прочтите его про себя, чтобы определить, правильно ли вы уловили тон.
  • Хотя это само собой разумеется, воздержитесь от использования какого-либо сленга или ненормативной лексики.
  • Хотя юмор часто является ценным качеством на рабочем месте, электронные письма, связанные с работой, обычно не подходят для этого.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 20
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 20

Шаг 2. Сначала представьте самую важную информацию

Как упоминалось ранее, вы должны исходить из того, что у вашего получателя много дел, и постараться не отнимать у него слишком много времени. Поблагодарив их за внимание, переходите сразу к делу. Не стесняйтесь слов и не думайте, что нужно придумать слишком подробное введение. В отличие от более повседневных методов переписки, профессиональные электронные письма должны быть вежливыми, но прямыми.

  • Попробуйте ввести вступительное предложение, например: «Я пишу, чтобы сообщить вам, что ваше членство истекло и его необходимо продлить лично, прежде чем вы сможете продолжить получать членские льготы». Затем вы можете сообщить все необходимые детали, необходимые получателю для принятия мер.
  • Большинство людей склонны сканировать электронные письма, а не читать каждое слово. Чем ближе ваша основная цель к началу, тем больше вероятность, что получатель ее поймет.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 21
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 21

Шаг 3. Оставьте остальную часть сообщения краткой

Нет смысла бесцельно болтать после того, как вы заявили о своей цели. Имея оставшееся пространство, укажите любые другие детали, которые, по вашему мнению, заслуживают упоминания. Всегда используйте короткие, простые слова и фразы, чтобы максимально упростить интерпретацию вашего смысла.

  • Соблюдайте «правило пяти предложений»: сообщения короче пяти предложений могут показаться резкими или грубыми, в то время как любые сообщения, содержащие более пяти предложений, подвергают вас опасности потерять внимание читателя.
  • Если по какой-то причине вам нужно включить большой объем информации, сделайте это отдельным приложением.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 22
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 22

Шаг 4. Выразите четкую идею или просьбу

После того, как вы указали причину написания, четко сформулируйте своему читателю, как вы хотите, чтобы он отреагировал. Если им нужно что-то знать, расскажите им; если им нужно что-то сделать, спросите их. К тому времени, когда они закончат читать ваше сообщение, получатель должен быть готов сформулировать ответ.

  • Опытные коммуникаторы называют это «призывом к действию», и это хороший способ убедиться, что в вашем диалоге сохраняется четкое ощущение цели.
  • Призыв к действию в профессиональном электронном письме может содержать что-то вроде «важно, чтобы вы запомнили номер допуска, указанный в этом электронном письме» или «пожалуйста, обновите информацию о наличии на летний период до конца месяца».
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 23
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 23

Шаг 5. Ограничьте электронную почту одной темой

Если вы сразу столкнетесь с получателем слишком большого количества информации, он может почувствовать себя подавленным. Лучше всего ограничить объем вашего электронного письма одной или двумя релевантными темами. Это не только позволит читателю понять, что происходит намного быстрее, но и поможет вам сохранить лаконичность вашего сообщения.

Несколько тем или запросов следует зарезервировать для нескольких писем

Часть 4 из 4: Отправка электронного письма

Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 24
Напишите профессиональное электронное письмо Шаг 24

Шаг 1. Вычитайте свое письмо перед отправкой

Тщательно просмотрите свое сообщение, чтобы убедиться, что в нем нет опечаток, орфографических ошибок или нечетких предложений. Неосторожные ошибки могут плохо отразиться на вас и компании, которую вы представляете.

  • Используйте функцию проверки орфографии на своей почтовой платформе, чтобы избежать случайных упущений.
  • Вы также можете воспользоваться этим временем, чтобы внести в последний момент изменения в форматирование, которые, по вашему мнению, могут облегчить понимание вашей электронной почты.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 25
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 25

Шаг 2. По возможности упростите электронную почту

Помните, что ваши получатели заняты и хотят быстро добраться до сути письма. Сделайте шаг назад и оцените свою электронную почту. Вот несколько вещей, которые следует учитывать:

  • Используйте короткие предложения, слова и абзацы. Это помогает сделать электронное письмо быстрым и легким для чтения и понимания.
  • Если можно вырезать слово, вырежьте его. Сократите предложения до как можно короче.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 26
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 26

Шаг 3. Тщательно вычитайте свою электронную почту

Профессиональные электронные письма требуют тщательной корректуры. Прочтите свою электронную почту вслух. Это может помочь вам отловить множество орфографических и грамматических ошибок. Спроси себя:

  • Мой адрес электронной почты ясен?
  • Мог ли я неправильно понять мою электронную почту?
  • Как бы это звучало, если бы получателем был я?
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 27
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 27

Шаг 4. Будьте профессиональны

Вам не нужно раскрывать свою личность в профессиональном письме. Если хотите, вы можете позволить этому тонко проявляться в вашем стиле письма, но держитесь подальше от смайлов, сокращений в чате (например, LOL) или красочных шрифтов и фона.

  • Единственный раз, когда уместно использовать смайлики или аббревиатуры чата, - это когда вы зеркалируете язык электронной почты человека, которому вы пишете.
  • Пишите так, как вы говорите. Это поможет вам сделать электронную почту короткой, дружелюбной и представительной.
  • Не говорите в электронном письме ничего такого, что вы бы не сказали получателю лично.
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 28
Напишите профессиональное электронное письмо. Шаг 28

Шаг 5. Отправьте электронное письмо

После того, как вы отредактировали свое электронное письмо, включили всю необходимую информацию и добавили каждого получателя в соответствующее поле, нажмите кнопку «Отправить».

Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube

подсказки

  • Помните, что люди хотят читать электронные письма быстро, поэтому ваши предложения должны быть короткими и ясными.
  • Если вы можете сказать что-то хорошее о получателе или его работе, сделайте это. Ваши слова не будут потрачены зря.
  • Поставьте подпись. Это сокращенный способ обмена информацией, который вы должны включать в каждое электронное письмо. Помещая эту информацию в свою подпись, вы сокращаете текст своих писем.
  • Если получатель чем-то вам помог, не забудьте поблагодарить его. Вы должны делать это, даже если их работа - помогать вам.
  • Хотите научиться писать электронные письма? Попробуйте написать свое сообщение так, как будто оно будет отправлено генеральному директору. Это поможет вам сохранить постоянный и профессиональный тон и язык.
  • Уделяйте особое внимание грамматике, орфографии и пунктуации, чтобы создать профессиональный имидж себя и своей компании.
  • Сделайте введение кратким, записав его так, как если бы вы говорили лицом к лицу.
  • Прежде чем приступить к написанию электронного письма, определите, нужно ли ему электронное письмо. Во многих случаях ту же информацию можно передать простым телефонным звонком или короткой прогулкой в другой отдел.
  • Не забывайте говорить «пожалуйста» и «спасибо». Манеры имеют большое значение для построения хороших профессиональных отношений.
  • Подождите, пока вы не закончите корректуру, чтобы ввести адрес получателя. Это предотвратит случайную отправку электронного письма до его завершения.
  • Написание эффективных писем похоже на все остальное. Чем больше вы практикуетесь, тем лучше у вас получается.

Предупреждения

  • Будьте осторожны с полем Cc. Если вы отправляете электронные письма большому количеству контактов, которые не знают друг друга, но все должны знать информацию, обязательно используйте поле Скрытая копия, чтобы защитить их конфиденциальность.
  • С осторожностью используйте опцию «Ответить всем». Отправляйте свой ответ только тем, кому нужно знать.
  • Избегайте использования неформального текстового сленга или сокращений («LOL», «ICYMI», «TTYL» и т. Д.). Они могут сбивать с толку читателей и не иметь места в электронном письме, связанном с работой.
  • Не вводите сообщение заглавными или строчными буквами.

Рекомендуемые: