Если вы хотите, чтобы ваша почта доставлялась получателю быстро и точно, вы можете многое сделать, чтобы помочь в создании письма. Конверт с правильным адресом облегчает жизнь каждому и помогает в рекордно короткие сроки дойти до того, кому он должен быть доставлен.
Шаги
Шаг 1. Выберите конверты однотонного цвета
Избегайте использования причудливых конвертов, когда это касается деловой операции или любой другой официальной операции, такой как письмо в правительство или суд.
Шаг 2. Используйте только черную или синюю ручку
Если вы пишете прямо на конверте, используйте обычные ручки. Другие цвета отвлекают и указывают на непрофессионализм, из-за которого вещи могут задерживаться в чьей-то корзине.
Шаг 3. Старайтесь распечатать этикетку, а не адресовать ее вручную
Напечатанные этикетки легче читать и мгновенно выглядят профессионально. Это не обязательно, но если у вас беспорядочный почерк, это благоразумно! При печати используйте шрифты Times New Roman, Geneva, Verdana. Избегайте использования каких-либо необычных шрифтов, затрудняющих чтение (как для человеческого глаза, так и для почтовых сканирующих машин).
Шаг 4. В адресе не забудьте указать правильные детали «внимание к»
Использование «ATTN:» или «Внимание» указывает на конкретного человека, который должен читать вашу почту. Если у вас нет точного имени, запишите название должности. Эта запись должна быть добавлена перед почтовым адресом получателя.
Шаг 5. Запишите адрес полностью
Во избежание ошибок не делайте предположений, что читатели адреса знают, что означают ваши сокращения. Более того, даже не думайте, что общепринятые сокращения настолько распространены, как вы думаете! Чтобы быть уверенным, произнесите по буквам названия штатов, городов, имена людей.
Шаг 6. Свяжитесь с USPS (или вашим местным почтовым перевозчиком), чтобы подтвердить адрес
Чтобы избежать ошибок, используйте инструменты для проверки и нормализации адреса для максимально быстрой доставки. Для уверенности укажите названия городов и получателей.
Шаг 7. Поместите адрес в центр конверта
Используйте настройку блока и держите адрес по центру, насколько это возможно, оставляя пространство ниже, выше и по бокам от адресного блока.
Шаг 8. Добавьте данные для возврата
Это очень важно для возврата, если во время доставки что-то пойдет не так. Четко напишите информацию о возврате или используйте липкую этикетку, на которой был напечатан ваш адрес. Используйте соответствующий адрес для возврата - подумайте, должен ли он быть вашим домашним адресом, рабочим адресом, служебным адресом и т. Д. В Северной Америке поместите этот обратный адрес в верхнем левом углу конверта (слева от вас, если смотреть на конверт). В других странах люди чаще помещают обратный адрес на другой стороне конверта, примерно там, где конверт запечатан, хотя компании, как правило, предпочитают стиль переднего угла.
подсказки
-
Поместите важные дополнения под блоком адреса для ответа на лицевой стороне конверта или в верхнем углу напротив штампа. Для таких добавлений используйте заглавные буквы. Примеры из них включают:
- К:
- ИЗ:
- КОНФИДЕНЦИАЛЬНО
- ТОЛЬКО ДЛЯ ПОЛУЧАТЕЛЯ
- В КОНФИДЕНЦИАЛЬНОМ ПОРЯДКЕ
- ОТВЕТИТЕ КАК МОЖНО СКОРЕЕ / НЕМЕДЛЕННО
- СРОЧНЫЙ