4 способа организовать крупное мероприятие

Оглавление:

4 способа организовать крупное мероприятие
4 способа организовать крупное мероприятие

Видео: 4 способа организовать крупное мероприятие

Видео: 4 способа организовать крупное мероприятие
Видео: Как ЗАПОМИНАТЬ АНГЛИЙСКИЕ слова в 3 раза БЫСТРЕЕ - 5 способов 2024, Марш
Anonim

Поначалу создание большого мероприятия может показаться ошеломляющим. От еды до места проведения мероприятия - вам нужно учесть множество вещей! К счастью, организовать мероприятие будет намного проще, если вы уделите себе достаточно времени и распределите свои задачи, чтобы выполнять их по очереди. Также полезно, если у вас есть коллеги или друзья, которые помогут вам с определенными задачами. Но все это того стоит, когда вы видите улыбки на лицах ваших гостей, когда они входят в зал в большой день!

Шаги

Метод 1 из 4: определение бюджета и поиск места

Организуйте большое мероприятие Шаг 1
Организуйте большое мероприятие Шаг 1

Шаг 1. Определите, сколько гостей будет у вас на мероприятии

Подсчитайте количество сотрудников, которые будут у вас на корпоративном мероприятии, или составьте список всех приглашенных вами друзей. Если вы продаете билеты на открытое мероприятие, оцените, сколько людей в этом районе может заинтересоваться, исходя из масштабов подобных мероприятий, которые вы видели. Как только вы поймете, сколько людей может прийти, вы поймете, какого размера должно быть место встречи.

Если вы проводите автосалон или конференцию, количество людей, которые придут, зависит от того, сколько докладчиков, компаний или поставщиков вы можете привлечь. Возможно, вы захотите сначала составить бюджет и начать с них

Организуйте большое мероприятие Шаг 2
Организуйте большое мероприятие Шаг 2

Шаг 2. Начните планировать детали мероприятия за 6-12 месяцев

На то, чтобы найти место, выяснить, кто готовит, и дать вашим гостям время ответить на приглашения, может потребоваться много времени. Поскольку планирование мероприятий - это не ваша постоянная работа, вам нужно дать себе подушку, чтобы разобраться во всем этом. Даже для небольшого мероприятия дайте себе как минимум 6 месяцев, чтобы спланировать его. Для масштабных мероприятий может потребоваться как минимум год планирования.

  • Если вы приглашаете всего 25–100 человек, вам нужно меньше времени на подготовку. Дайте себе как минимум 6 месяцев, чтобы найти подходящее место и поставщиков.
  • Если вы посвящаете все свое время планированию мероприятия и не имеете ограничений по бюджету, вы можете организовать крупное мероприятие через 2-3 недели после того, как найдете место проведения. Реальность такова, что большинство людей организуют мероприятие в свободное от работы время и принимают его по частям.
Организуйте большое мероприятие Шаг 3
Организуйте большое мероприятие Шаг 3

Шаг 3. Создайте список дел или график, чтобы вы были организованы

Составьте список задач для вашего мероприятия - лучший способ убедиться, что вы что-то не забыли. Если вы собираетесь заручиться помощью в планировании (а вам следует это сделать), создайте общий документ или общий список, к которому у всех будет доступ. Храните все свои квитанции, депозиты и документы в одной папке со списком дел вверху, чтобы держать себя в порядке.

Кончик:

Временная шкала полезна, если вы планируете мероприятие, на котором продаете билеты, поскольку вам может потребоваться часть дохода для покрытия депозитов или поставщиков. Приберегите самое легкое напоследок. Например, вы можете купить украшения за месяц до мероприятия.

Организуйте большое мероприятие Шаг 4
Организуйте большое мероприятие Шаг 4

Шаг 4. Определите свой бюджет перед тем, как закрепить детали мероприятия

Либо проанализируйте свои личные финансы, либо сядьте со своими сотрудниками или семьей и определите, сколько денег вы можете потратить на мероприятие. Если вы планируете мероприятие с другими людьми, поднимите эту тему заранее, чтобы все были на одной странице относительно того, сколько денег вы можете потратить.

  • Не полагайтесь слишком сильно на продажу билетов, пожертвования или помощь. Чем больше вы успеете осветить заранее, тем лучше.
  • Если вы проводите общественное или благотворительное мероприятие, обратитесь к местным компаниям, чтобы найти спонсоров.
  • Бюджет должен основываться на том, насколько велико мероприятие и насколько экстравагантным вы хотите добиться. Небольшую вечеринку в скромном заведении можно устроить за 300-400 долларов. Массовая конференция с несколькими докладчиками в модном банкетном зале в центре города может стоить 80-100 тысяч долларов.
Организуйте большое мероприятие Шаг 5
Организуйте большое мероприятие Шаг 5

Шаг 5. Свяжитесь и посетите места проведения, чтобы найти место для вашего мероприятия

Поищите в Интернете заведения поблизости. В зависимости от вашего мероприятия вы можете рассмотреть возможность проведения свадеб, музеев, банкетных залов, отелей или университетских помещений. Свяжитесь с местами, которые выглядят многообещающими, чтобы совершить экскурсию по их пространству и выяснить, насколько они доступны. Как только вы найдете место, которое выглядит правильно и доступно в вашем временном интервале, зафиксируйте дату, заплатив залог.

  • Вам нужно будет внести залог, чтобы удержать большинство мест. Обычно это 15-30% от общей стоимости. Однако это отличается от места к месту.
  • Чтобы организовать общественное мероприятие, подходящее для детей, обратитесь в местные церкви, школы и общественные центры. Эти заведения часто предоставляют помещения добровольно или сдают их за небольшую плату.
  • Некоторые заведения сделают за вас все украшение и питание. Это отличный выбор, если вы хотите сократить объем работы.

Метод 2 из 4: выбор темы или повестки дня

Организуйте большое мероприятие Шаг 6
Организуйте большое мероприятие Шаг 6

Шаг 1. Выберите формат, исходя из цели мероприятия

Если вы хотите отметить своих сотрудников, они, вероятно, предпочтут танцы, напитки и музыку. Если вы пытаетесь привлечь внимание к благотворительности, вам, вероятно, будет полезно поговорить с основным докладчиком или группой, чтобы обсудить эту проблему. Выберите формат мероприятия в зависимости от того, чего вы пытаетесь достичь.

  • Ваша цель может заключаться в том, чтобы развлекать, информировать, зарабатывать деньги или распространять информацию. Это полностью зависит от того, что вы пытаетесь сделать.
  • В конечном итоге выбранные вами поставщики будут зависеть от формата. Скорее всего, вы можете обратиться к малому бизнесу, чтобы продавать еду на торговой выставке, но для праздничной вечеринки вам придется покупать еду самостоятельно.
Организуйте большое мероприятие Шаг 7
Организуйте большое мероприятие Шаг 7

Шаг 2. Включите тему, если мероприятие развлекательное или образовательное

Тема не является обязательной, но вы можете выделить конкретную тему или идею, чтобы направлять маркетинг, оформление и формат мероприятия. Тема также дает вашему гостю представление о том, чего ожидать от мероприятия. Укажите название темы в приглашениях и рекламных материалах.

  • Ваша тема не должна быть сложной. Это может быть что-то простое, например «Празднование сотрудников» или «Хорошо выполненная работа».
  • Темой образовательного мероприятия может быть «Сила в обучении», а для благотворительного мероприятия - «Борьба с изменением климата».
Организуйте большое мероприятие Шаг 8
Организуйте большое мероприятие Шаг 8

Шаг 3. Составьте повестку дня или график мероприятий для мероприятия

Как только у вас появится представление о том, как будет выглядеть ваше мероприятие, вы можете приступить к составлению фактического расписания для самого мероприятия. Установите график ужина, выступлений, танцев или коктейлей. Решите, хотите ли вы включить какие-либо презентации или награды. Для чего-то вроде вечеринки не обязательно иметь четкую повестку дня, но для любого официального мероприятия, скорее всего, потребуется расписание.

  • Для чего-то вроде свадьбы повестка дня будет довольно простой: церемония, коктейльный час, ужин и танцы. Однако у вас гораздо больше свободы для более открытых мероприятий.
  • Если это автосалон или вечеринка, вам не обязательно расписание, так как гости смогут развлечься сами. Впрочем, это полностью зависит от вас.
  • Ничего страшного, если ваша первоначальная повестка дня меняется по мере развития событий. Это больше о создании ощущения того, как будет выглядеть мероприятие.

Метод 3 из 4: Приглашение гостей

Организуйте большое мероприятие Шаг 9
Организуйте большое мероприятие Шаг 9

Шаг 1. Создайте и распечатайте приглашения на официальное мероприятие

На закрытое официальное мероприятие вы должны отправить официальные приглашения. Либо создайте приглашение самостоятельно, либо наймите дизайнера, который сделает это за вас. Укажите дату, место проведения, дресс-код, ограничения для гостей и любую другую важную информацию, которая может понадобиться вашим гостям. Профессионально распечатайте приглашения и отправьте их по почте как минимум за 3-6 месяцев.

Распечатайте и конверты, если вы хотите получить более профессиональный вид

Организуйте большое мероприятие Шаг 10
Организуйте большое мероприятие Шаг 10

Шаг 2. Разошлите электронные визитки или простые приглашения на непринужденную вечеринку или тусовку

Если это не серьезное мероприятие, и вы просто собираете много людей на вечеринку, у вас есть большая свобода в том, как вы приглашаете людей. Вы можете разработать бумажные приглашения, если хотите, или отправить простое приглашение через Интернет. Вы также можете просто сообщить людям индивидуально через текст, если это только для 50–100 человек.

Организуйте большое мероприятие Шаг 11
Организуйте большое мероприятие Шаг 11

Шаг 3. Используйте социальные сети, чтобы привлечь внимание общественности к открытому мероприятию

Если кто-то может прийти или вы продаете билеты, отправка бумажных приглашений - неэффективный способ. Вместо этого создайте мероприятие в Facebook и опубликуйте его в других социальных сетях. Публично делитесь сообщениями и поощряйте своих друзей и семью делать то же самое.

Если вы обращаетесь к определенной области или демографической группе, повесьте листовки или плакаты по всей территории. Это хорошая идея для мероприятий в колледже или местных концертов

Организуйте большое мероприятие Шаг 12
Организуйте большое мероприятие Шаг 12

Шаг 4. Продвигайте свое мероприятие, если вы продаете билеты или нанимаете докладчиков

По поводу этих событий свяжитесь с местными радиостанциями, чтобы узнать, во что обойдется распространение информации. Повесьте листовки, если это мероприятие в районе или колледже, и подумайте о том, чтобы разместить рекламу в местной газете. Таким образом, вы привлечете как можно более широкую аудиторию, чтобы привлечь больше людей.

Для более крупного коммерческого мероприятия, такого как автомобильная выставка или выставка, создайте веб-сайт для продажи билетов и продвижения вашего мероприятия. Рассмотрите возможность рекламы своего сайта в социальных сетях или на популярных сайтах

Кончик:

Посмотрите, есть ли бесплатные способы продвижения вашего мероприятия, если оно носит благотворительный характер. Общественное радио и общественное телевидение часто бесплатно делятся информацией о вашем мероприятии, если это делается по уважительной причине.

Метод 4 из 4: наем поставщиков

Организуйте большое мероприятие Шаг 13
Организуйте большое мероприятие Шаг 13

Шаг 1. Заручитесь помощью, чтобы делегировать оставшиеся задачи, если это возможно

Организовать большое мероприятие - это большая работа. Если возможно, привлеките 3-5 коллег, близких друзей или членов семьи для выполнения некоторых других задач. Назначьте отдельных людей, которые будут отвечать за питание, украшение, приглашения, приглашенных выступающих или музыку. То, как вы делегируете полномочия, полностью зависит от типа мероприятия, но разделение работы сделает ее более управляемой.

Когда вы выбираете то, на чем вы лично собираетесь сосредоточиться, выберите тот элемент мероприятия, который наиболее важен. Для конференции это, вероятно, спикеры. На свадьбе это, наверное, фотограф, кейтеринг и фотосъемка. Это действительно зависит от того, какое мероприятие вы проводите

Организуйте большое мероприятие. Шаг 14
Организуйте большое мероприятие. Шаг 14

Шаг 2. Организуйте мероприятие для вашего мероприятия, если оно длится более 2 часов

Если ваше мероприятие займет не более 1-2 часов, вы можете пропустить еду. Для большинства стандартных мероприятий вы, вероятно, захотите нанять кейтеринга. Свяжитесь с местными предприятиями общественного питания и ресторанами, чтобы найти кого-нибудь, кто сможет справиться с таким количеством гостей, которых вы принимаете. Большинство кейтеринговых компаний также охватят обслуживание и презентацию, что значительно упростит задачу.

  • Вы все еще можете заказать питание для более короткого мероприятия, но многие люди собираются прийти, планируя поесть после этого или с полным животом заранее.
  • Возможно, вам придется нанять отдельных барменов, если вы хотите выпить на мероприятии.

Кончик:

Что касается кухни, выберите то, что понравится всем. Также не забудьте купить еду, соответствующую тональности мероприятия. Мероприятие с черным галстуком не будет хорошо смотреться с пиццей, в то время как семейное воссоединение может показаться немного странным с модной французской кухней.

Организуйте большое мероприятие Шаг 15
Организуйте большое мероприятие Шаг 15

Шаг 3. Наймите группу для проведения мероприятий, которая при необходимости займется мебелью и дизайном

Если вы арендуете открытое пространство без мебели, вам нужно будет арендовать мебель и украшения. Самый простой способ сделать это - нанять компанию по организации мероприятий, которая займется оформлением, столами и стульями. В противном случае вам придется самостоятельно тащить и устанавливать кучу мебели, что действительно может быть проблемой.

  • Для более крупных конференций попробуйте организовать их в университете. В школах часто есть аудитории или мебель, которую вы можете использовать.
  • Если вы нанимаете продавцов для выставки, попросите их привезти с собой собственные стенды, места для сидения и материалы, если это возможно.
Организуйте большое мероприятие Шаг 16
Организуйте большое мероприятие Шаг 16

Шаг 4. Обратитесь к координатору мероприятия, чтобы он обработал день мероприятия

Вы можете сделать это сами, если хотите, но будет веселее, если вам понравится мероприятие. Поищите рекомендации в Интернете или свяжитесь с местом проведения. Нанять организатора мероприятий после встречи с ними и передать информацию и детали поставщика. Они позаботятся о том, чтобы ваше мероприятие прошло по плану, и решат все проблемы, которые могут возникнуть в день мероприятия.

Вы можете нанять координатора мероприятия, который сделает все, что перечислено в этой статье, за вас, но они, как правило, взимают тысячи долларов в зависимости от размера вашего мероприятия

Организуйте большое мероприятие Шаг 17
Организуйте большое мероприятие Шаг 17

Шаг 5. Найдите диджея или группу, если хотите, чтобы на мероприятии была музыка

Если вы проводите форум или конференцию, это не важно. Вам определенно понадобится диджей или группа, если вы устраиваете свадьбу, вечеринку или другое крупное мероприятие. Поищите в Интернете диджея или группу с хорошей репутацией, которые выступают в вашем районе. Встретьтесь с ди-джеем или группой, чтобы узнать, на какой музыке они специализируются. Как только вы найдете музыку для своего заведения, заприте их на свидании.

  • Возможно, вам потребуется внести залог за ди-джея или группу; это часто составляет 10-20% от их общей стоимости..
  • На свадьбах диджей также часто работает ведущим.
  • Если танцы или музыка не являются ключевым элементом мероприятия, подумайте о том, чтобы составить плейлист самостоятельно. Выберите что-нибудь мягкое, например джаз, инструментальную или классическую музыку. Дайте возможность плейлисту включиться, а во время мероприятия сохраняйте низкий уровень громкости.

СОВЕТ ЭКСПЕРТА

Stefanie Chu-Leong
Stefanie Chu-Leong

Stefanie Chu-Leong

Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.

Stefanie Chu-Leong
Stefanie Chu-Leong

Stefanie Chu-Leong

Owner & Senior Event Planner, Stellify Events

Expert Trick:

I like connecting with new vendors in addition to big-name ones. New vendors are always willing to work with you, in hopes of a big breakthrough for themselves. They will work hard to accommodate to the music selection you need for the event, as long as it's within the scope of their style.

Организуйте большое мероприятие Шаг 18
Организуйте большое мероприятие Шаг 18

Шаг 6. Наймите ведущего и привлеките спикеров для форума или конференции

Вы можете нанять ведущего, ища в Интернете профессиональных ведущих, или попросите близкого друга, который хорошо умеет выступать на публике, сделает это за вас. Если у вас есть другие докладчики, заранее свяжитесь с нами по электронной почте, чтобы узнать, заинтересованы ли они в мероприятии. По вопросам проведения научных конференций обращайтесь к профессорам или авторам по данной теме. Для сетевых мероприятий заручитесь помощью людей, которые добились успеха в вашей сфере бизнеса, чтобы выступить с основными докладами.

  • Постарайтесь начать это как можно раньше. На то, чтобы люди ответили, может потребоваться несколько недель, и многие потенциальные ораторы могут быть недоступны. Заблокируйте хост как можно раньше, чтобы позаботиться об этом важном элементе.
  • То, кого вы нанимаете для выступления на мероприятии, полностью зависит от типа мероприятия, которое вы проводите. Вы можете работать с профессионалами и экспертами или создать панель в стиле форума, заполненную людьми, которые хотят создавать свои резюме или продвигать свою работу.
  • Обычно вам нужно платить докладчикам, если это не особо известное мероприятие. Однако, если у вас нет известных экспертов, вам, вероятно, удастся найти добровольцев.
Организуйте большое мероприятие Шаг 19
Организуйте большое мероприятие Шаг 19

Шаг 7. Организуйте трансфер, если вы приглашаете людей на мероприятие

Это более важно, если вы прилетаете людей из другого города. Свяжитесь с лимузином, трансфером или такси, чтобы организовать транспорт от отеля до места проведения. Вам не обязательно этого делать, но это отличный способ убедиться, что ваши гости найдут место встречи и почувствуют, что о них заботятся.

Если вы проводите мероприятие в большом банкетном зале или на стадионе за пределами мегаполиса, вы можете нанять парк шаттлов, чтобы путешествовать туда и обратно

подсказки

  • Не забудьте про верхнюю одежду, если вы проводите мероприятие в холодное время года!
  • Вы также можете спросить своих потенциальных гостей, что они хотели бы съесть или услышать на мероприятии, если хотите, чтобы их услышали.

Рекомендуемые: