4 способа написать письмо об отмене

Оглавление:

4 способа написать письмо об отмене
4 способа написать письмо об отмене

Видео: 4 способа написать письмо об отмене

Видео: 4 способа написать письмо об отмене
Видео: Быстрое создание памятки в программе Microsoft Publisher 2024, Марш
Anonim

Написать письмо об отмене может быть непросто, так как вы хотите задать четкий тон, который по-прежнему будет твердым и дружелюбным. Возможно, вы хотите отменить членство или подписку, или, может быть, вы решили расторгнуть деловой контракт с другой компанией. Вы также можете оказаться в сложной ситуации, когда вам придется отменить крупное мероприятие, например свадьбу или большую вечеринку. Независимо от причины вашего письма об отмене, сделав правильные шаги, вы сможете подобрать правильный тон для получения вашего письма.

Шаги

Метод 1 из 3: отмена членства или подписки

Напишите письмо об отмене. Шаг 1
Напишите письмо об отмене. Шаг 1

Шаг 1. Используйте формальный деловой формат

Вам следует оформить свое письмо в стиле официального делового письма, так как это придаст вашему письму уровень профессионализма. Составьте письмо на компьютере с помощью текстового редактора и используйте удобный для чтения шрифт размером 12 пунктов. Формальный формат делового письма имеет специальный заголовок в верхней части письма, а именно:

  • Первый параграф:

    • Ваше имя
    • Номер членства или подписки, если есть
    • Ваш адрес, включая город, штат / провинцию, почтовый индекс / почтовый индекс
  • Дата написания письма в формате ММ / ДД / ГГГГ
  • Второй абзац:

    • Название компании по членству или подписке
    • Адрес компании, включая город, штат / провинцию, почтовый индекс / почтовый индекс
Напишите письмо об отмене. Шаг 2
Напишите письмо об отмене. Шаг 2

Шаг 2. Укажите отменяемое членство или подписку

Вы должны начать письмо со слов «Уважаемый [название компании-участника или подписной компании]». Затем вы должны указать имя или тип членства или подписки, которую вы отменяете. Сразу же предоставьте всю ключевую информацию в письме, чтобы в квитанции было четко указано, о чем идет речь.

  • Например, вы можете написать:

    • Уважаемый журнал Good Housekeeping!
    • Пожалуйста, отмените мое ежемесячное членство в журнале в конце этого платежного периода. Номер моего счета 12345678.
Напишите письмо об отмене. Шаг 3
Напишите письмо об отмене. Шаг 3

Шаг 3. Укажите краткую причину отмены

Вы также должны пояснить, почему вы отменяете членство или подписку в одном коротком предложении. Вам не нужно указывать подробную причину, только укажите контекст для отмены.

  • Например, вы можете написать:

    В связи с ограничением финансов я решил отказаться от подписки на ваш журнал

Напишите письмо об отмене. Шаг 4
Напишите письмо об отмене. Шаг 4

Шаг 4. Запросите подтверждение отмены

Вам также следует запросить квитанцию, подтверждающую, что ваше членство или подписка была отменена, чтобы вы были уверены, что отмена прошла. Если за аннулирование членства или подписки взимается плата, вы должны указать ее в письме. Если у вас есть задолженность перед вами, например, членство, которое вы аннулировали до истечения срока членства, вы должны запросить возврат денег чеком.

  • Например, вы можете написать:

    Пожалуйста, подтвердите отмену моего членства обратной почтой. Я приложил плату за отказ от членства

Напишите письмо об отмене. Шаг 5
Напишите письмо об отмене. Шаг 5

Шаг 5. Подпишите и отправьте письмо

Вы должны закончить письмо словами «С уважением» или «С уважением», а затем распечатать письмо. Подпишите его вручную и отправьте по почте на адрес членской или подписной компании. Убедитесь, что вы отправили его заказным письмом, так как это обеспечит подтверждение даты и времени отправки письма.

  • Последнее письмо об отмене будет иметь следующий вид:

    • Уважаемый журнал Good Housekeeping!
    • Пожалуйста, отмените мое ежемесячное членство в журнале в конце этого платежного периода. Номер моего счета - 12345678. В связи с ограниченными финансовыми возможностями я решил отказаться от подписки на ваш журнал. Пожалуйста, подтвердите отмену моего членства обратной почтой. Я приложил плату за отказ от членства.
    • Искренне,
    • Джейн Доу
Напишите письмо об отмене. Шаг 6
Напишите письмо об отмене. Шаг 6

Шаг 6. Сделайте копию письма для своих записей

Вам следует отсканировать или сделать ксерокопию письма, чтобы у вас была копия для ваших записей. Вам также следует отсканировать или сделать ксерокопии любых квитанций или документов и отправить копии вместе с письмом. Не отправляйте оригиналы квитанций или документов, так как вы хотите сохранить их для своих записей.

Метод 2 из 3: расторжение делового контракта

Напишите письмо об отмене. Шаг 7
Напишите письмо об отмене. Шаг 7

Шаг 1. Начните с официального формата делового письма

Формальный деловой формат придаст вашему письму уровень профессионализма. Напишите письмо на компьютере с помощью текстового редактора и используйте легко читаемый шрифт 12 pt. Формальный формат делового письма имеет специальный заголовок в верхней части письма, а именно:

  • Первый параграф:

    • Ваше имя
    • Номер контракта, если есть
    • Ваш адрес, включая город, штат / провинцию, почтовый индекс / почтовый индекс
  • Дата, когда вы написали письмо
  • Второй абзац:

    • Название контрактной компании
    • Адрес компании, включая город, штат / провинцию, почтовый индекс / почтовый индекс
Напишите письмо об отмене. Шаг 8
Напишите письмо об отмене. Шаг 8

Шаг 2. Заявите о своем намерении отменить

Начните с адреса квитанции: «Уважаемый [название контрактной компании или контактное лицо]». Затем заявите о своем намерении отменить сразу, чтобы квитанция точно знала, что вы просите в своем письме.

  • Например:

    • Дорогие товары для вечеринок Sisqo,
    • Я пишу, чтобы подтвердить, что со следующего понедельника [ММ / ДД / ГГГГ] мне больше не понадобятся услуги, предоставляемые Sisqo Party Supplies.
Напишите письмо об отмене. Шаг 9
Напишите письмо об отмене. Шаг 9

Шаг 3. Кратко опишите причину отмены

Хотя вы, возможно, расторгаете контракт, вы все равно хотите поддерживать профессиональный, дружелюбный тон. Это означает, что вы расторгаете контракт по определенной причине и хотите расстаться на хороших условиях. В другой раз вам могут понадобиться услуги подрядчика, поэтому вы хотите сохранить деловые отношения на будущее.

  • Например, вы можете написать:

    Я доволен нашими предыдущими деловыми операциями и хотел бы, чтобы мы расстались на хороших условиях. Я решил обратиться к другой службе поставок из-за их конкурентоспособных цен и более продолжительных часов работы

Напишите письмо об отмене. Шаг 10
Напишите письмо об отмене. Шаг 10

Шаг 4. Включите все окончательные платежи за услуги

Если есть какие-либо невыплаченные платежи за услуги, предоставленные подрядной компанией, вы должны указать платеж в форме чека с письмом. Также следует указать точную сумму чека. Если существует комиссия за расторжение контракта, вы также должны включить оплату этой комиссии.

  • Например, вы можете написать:

    Пожалуйста, найдите прилагаемый чек для окончательной оплаты нашего контракта: $ 351,45

Напишите письмо об отмене. Шаг 11
Напишите письмо об отмене. Шаг 11

Шаг 5. Запросите подтверждение отмены

Вы также должны запросить ответ на квитанцию по почте, чтобы подтвердить расторжение контракта. Убедитесь, что вы также указали дату истечения срока действия контракта и что письмо является уведомлением о непродлении контракта.

  • Например, вы можете написать:

    Мой контракт с Sisqo Party Supplies истекает ММ / ДД / ГГГГ. Пожалуйста, используйте это письмо в качестве моего уведомления, чтобы не продлевать контракт на предстоящий календарный год

Напишите письмо об отмене. Шаг 12
Напишите письмо об отмене. Шаг 12

Шаг 6. Закончите дружеской запиской

Вам всегда следует заканчивать письма об отмене контракта на дружеской ноте, поскольку вы хотите быть уверены, что сможете связаться с контрактной компанией в другой день, если вам снова понадобятся их услуги. Убедитесь, что вы также подписали письмо от руки.

  • Окончательное письмо о расторжении контракта может иметь следующий вид:

    • Дорогие товары для вечеринок Sisqo,
    • Я пишу, чтобы подтвердить, что со следующего понедельника [ММ / ДД / ГГГГ] мне больше не понадобятся услуги, предоставляемые Sisqo Party Supplies. Я доволен нашими предыдущими деловыми операциями и хотел бы, чтобы мы расстались на хороших условиях. Я решил обратиться к другой службе поставок из-за их конкурентоспособных цен и более продолжительных часов работы.
    • Пожалуйста, найдите прилагаемый чек для окончательной оплаты нашего контракта: $ 351,45. Мой контракт с Sisqo Party Supplies истекает ММ / ДД / ГГГГ. Вы можете использовать это письмо в качестве моего уведомления, чтобы не продлевать контракт на предстоящий календарный год. Не стесняйтесь обращаться ко мне по почте или телефону, если у вас возникнут дополнительные вопросы или опасения по поводу моей отмены.
    • С наилучшими пожеланиями,
    • Джейн Доу
Напишите письмо об отмене. Шаг 13
Напишите письмо об отмене. Шаг 13

Шаг 7. Сохраните копию письма для себя

Вы должны сделать копию письма, прежде чем отправлять его для своих записей. Затем вы можете отправить письмо заказным письмом, так как это обеспечит подтверждение даты и времени отправки письма в квитанции.

Убедитесь, что вы отправляете с письмом только копии любых квитанций или документов. Сохраните все оригиналы квитанций или документов в своем архиве

Метод 3 из 3: отмена свадьбы или другого крупного мероприятия

Напишите письмо об отказе от подписки. Шаг 14
Напишите письмо об отказе от подписки. Шаг 14

Шаг 1. Используйте менее формальный формат письма

Если вам нужно отменить свадьбу, день рождения или праздничное мероприятие, вы можете использовать менее формальный формат письма. Вы по-прежнему должны поддерживать профессиональный тон, но он не должен быть таким формальным, как письмо об отмене делового договора. Вы можете быть на основе имени с гостями на вечеринке, которую вы устраиваете, чтобы вы могли быть менее формальными.

  • Вы все равно должны указать дату, когда составляете письмо. Вы также должны указать прямой адрес, например «Уважаемый [Имя / фамилия]».
  • Например, вы можете написать:

    Дорогая семья Джонсонов, или дорогие тетя Бев и дядя Сэм, или дорогая Хилари,

Напишите письмо об отказе от подписки Шаг 15
Напишите письмо об отказе от подписки Шаг 15

Шаг 2. Сообщите квитанцию об отмене

Начните письмо с перехода прямо к делу и сообщите квитанции об отмене. Будьте конкретны и ясны. Вы также можете указать краткую причину отмены.

  • Например, вы можете написать:

    С сожалением сообщаем вам, что брак Джанет Доу и Джек Смит был расторгнут. После некоторого размышления мы считаем, что лучше подождать, прежде чем брать на себя такие серьезные обязательства друг перед другом

  • Или вы можете написать:
  • С сожалением сообщаю вам, что вечеринка по случаю дня рождения Джессики была отменена из-за внезапной смерти в нашей семье.
  • Или вы можете написать:

    В связи с непредвиденными обстоятельствами я решил отменить предстоящую праздничную вечеринку

Напишите письмо об отмене. Шаг 16
Напишите письмо об отмене. Шаг 16

Шаг 3. Приносим извинения за неудобства

Придите к письму внимательным извиняющимся тоном, так как из-за отмены вы можете отправить нескольких гостей. Убедитесь, что вы принимаете участие в планировании и расписании, сделанном вашими гостями для посещения вашего мероприятия, и приносите извинения за возможные неудобства.

  • Например, вы можете написать:

    Мы знаем, что вы пожертвовали своим временем и деньгами, чтобы посетить нашу свадьбу, и приносим извинения за любые неудобства, которые могла вызвать эта отмена

  • Или вы можете написать:

    Я знаю, что вы выделили время для вечеринки и потратили деньги на билет для участия в мероприятии. Вы получите полный возврат средств за свой билет. Приносим извинения за возможные неудобства

  • Или вы можете написать:

    Я знаю, что вы предусмотрели время для этой вечеринки в своем расписании, и приносим извинения за возможные неудобства

Напишите письмо об отказе от подписки. Шаг 17
Напишите письмо об отказе от подписки. Шаг 17

Шаг 4. Завершите письмо с признательностью

Обязательно завершите письмо выражением благодарности и признательности. Отмена может показаться слегка обидной для квитанции, и вам следует закончить письмо, выразив тепло и позитив.

  • Последняя буква может выглядеть так:

    • Дорогая семья Джонсон,
    • С сожалением сообщаем вам, что брак Джанет Доу и Джек Смит был расторгнут. После некоторого размышления мы считаем, что лучше подождать, прежде чем брать на себя такие серьезные обязательства друг перед другом. Мы знаем, что вы пожертвовали своим временем и деньгами, чтобы посетить нашу свадьбу, и приносим извинения за любые неудобства, которые могла вызвать эта отмена.
    • Мы ценим вашу теплую дружбу и любовь.
    • Искренне,
    • Джанет Доу и Джек Смит.
Напишите письмо об отказе от подписки. Шаг 18
Напишите письмо об отказе от подписки. Шаг 18

Шаг 5. Отправьте письмо как можно скорее

Вам следует попытаться отправить письма об отмене как можно скорее, так как вы хотите убедиться, что квитанции могут соответствующим образом скорректировать свое расписание. Вы можете отправить письмо об отмене экспресс-почтой или использовать электронную почту для более быстрой доставки.

Если вы используете электронную почту, вы сохраните ту же структуру письма. Вы также должны использовать опцию BCC в электронной почте, чтобы список квитанций не был виден всем участникам электронной почты

Примеры писем об отмене

Image
Image

Письмо об отмене членства

Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.

Image
Image

Письмо об отмене делового контракта

Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.

Image
Image

Письмо об отмене мероприятия

Поддержка wikiHow и разблокировать все образцы.

Рекомендуемые: