Как доложить нескольким начальникам: 11 шагов (с картинками)

Оглавление:

Как доложить нескольким начальникам: 11 шагов (с картинками)
Как доложить нескольким начальникам: 11 шагов (с картинками)

Видео: Как доложить нескольким начальникам: 11 шагов (с картинками)

Видео: Как доложить нескольким начальникам: 11 шагов (с картинками)
Видео: Алексей Ситников делится эффективными способами борьбы с тревожностью 2024, Марш
Anonim

Многие профессии, в том числе административные, требуют, чтобы сотрудники подчинялись нескольким начальникам или руководителям на разных административных уровнях. Это может быть невероятно стрессовым, особенно если отсутствует прозрачность или отсутствие связи между начальниками или отделами. Ваша работа может зависеть от способности работать с несколькими начальниками и успешно выполнять каждое из их требований. Управляя цепочкой команд, улучшая общение со своими менеджерами и справляясь со стрессом, связанным с отчетами нескольким людям, вы можете улучшить производительность своей работы и чувствовать себя в большей безопасности на работе.

Шаги

Часть 1 из 3: Навигация по цепочке управления

Отчет перед несколькими боссами, шаг 1
Отчет перед несколькими боссами, шаг 1

Шаг 1. Определите цепочку подчинения

Даже если вы подчиняетесь нескольким боссам, у вас, вероятно, есть один главный босс. Это человек, который в конечном итоге способен продвинуть или приостановить вашу карьеру. Как только вы выясните, какова цепочка командования вашего босса и за кем остается последнее слово по вопросам, связанным с работой, вы сможете выяснить, как расставить приоритеты в своем рабочем процессе и узнать, чьи решения могут преобладать над решениями всех остальных.

  • Задайте конкретные вопросы о структуре вашей управленческой команды. Узнайте, кто кому подчиняется, и пройдите по этой цепочке наверх.
  • Вы также можете определить цепочку подчинения в своей компании, посмотрев, какой менеджер имеет высший стаж и / или обладает наибольшей властью на рабочем месте.
  • Усердно работайте, чтобы доставить удовольствие всем своим боссам, но потратьте больше времени и усилий на то, чтобы ублажить своего «главного босса».
Отчет перед несколькими боссами, шаг 2
Отчет перед несколькими боссами, шаг 2

Шаг 2. Определите стиль управления каждого начальника

Некоторые начальники предпочитают регулярные проверки, в то время как другие отступают и доверяют вам работать самостоятельно и выполнять работу вовремя. Какой стиль лучше всего подходит для вас, - это вопрос ваших предпочтений, но вам может потребоваться приспособиться к стилю управления, к которому вы не привыкли, чтобы успокоить одного или нескольких ваших боссов.

  • Вы должны понять, насколько ваш босс управляет на микроуровне, основываясь на том, как он общается с вами.
  • Если вы не понимаете, какой стиль управления у вашего начальника, попробуйте спросить его. Скажите что-нибудь вроде: «Я хочу быть уверенным, что я держу вас в курсе последних событий, не перегружая вас своими проверками. Какой тип системы подойдет вам лучше всего?»
Отчет перед несколькими боссами, шаг 3
Отчет перед несколькими боссами, шаг 3

Шаг 3. Узнайте, чего хочет каждый босс

Это может быть само собой разумеющимся, но большая часть навигации по вашей цепочке управления потребует знания того, что от вас ожидается от каждого из ваших боссов в любой момент времени. Если один из ваших боссов не дает понять, чего они от вас хотят, вы можете узнать об этом, поговорив с этим боссом.

  • Начните неформальный разговор о ваших коллективных целях. Например, вы можете сказать что-то вроде: «Эй, когда у вас будет возможность, не могли бы мы сесть и поговорить о том, в каком направлении мы должны продвигать этот проект?»
  • Ставьте перед боссами реалистичные цели и задачи. Не устанавливайте планку слишком высоко, но и не преуменьшайте свои способности, устанавливая планку слишком низко.
Отчет перед несколькими боссами, шаг 4
Отчет перед несколькими боссами, шаг 4

Шаг 4. Установите соответствующие границы

Если одному или нескольким вашим начальникам нравится контролировать вашу работу до мелочей, это может в конечном итоге достичь точки, когда их перерывы в работе будут затруднены. Если это произойдет, возможно, вам придется установить определенные границы со своим начальником. Однако делать это нужно осторожно и тактично, чтобы избежать конфликтов на рабочем месте. Если вы будете выглядеть непокорным или спорным, это может стоить вам работы.

  • Вежливо и профессионально спросите начальника, можно ли поговорить с ним о вашем текущем проекте. Подчеркните, насколько важен для вас проект и насколько вы хотите поддержать видение своей компании.
  • Никогда не перекладывайте вину на своего начальника и не обвиняйте его в плохих поступках. Обсудите разговор о том, как вам лучше всего работать в качестве сотрудника и что вам нужно от начальника.
  • Сообщите своему начальнику, если вам нужно больше или меньше управления, но делайте это профессионально.
  • Например, вы можете сказать что-то вроде: «Я уважаю и ценю вашу позицию и все, что вы сделали. Я просто думаю, что мне было бы легче оправдать ваши ожидания, если бы я нес немного больше ответственности за этот проект».
  • Установив границы и улучшив динамику одного конкретного проекта, будет намного легче перенести эти границы и динамику на другие проекты в будущем.
  • Сосредоточьтесь на том, как вы реагируете на стиль управления вашего начальника в одной ситуации, а не на «критике» вашего начальника и его лидерских способностей.

Часть 2 из 3: общение с начальством

Отчет перед несколькими боссами, шаг 5
Отчет перед несколькими боссами, шаг 5

Шаг 1. При необходимости свяжитесь со своим начальством

Некоторым начальникам нужны личные встречи, а другим - обновления по электронной почте. Третьи придерживаются более непринужденного подхода к управлению. Ваш начальник может захотеть контролировать вашу работу на каждом этапе, или он может доверять вам выполнять свою работу вовремя самостоятельно. Выясните, как каждый руководитель предпочитает общаться, и делегируйте работу, чтобы упростить процесс отчетности.

  • Спросите каждого начальника, как они предпочитают общаться и с какой регулярностью. Затем проверяйте их так часто, как вам нужно.
  • Вы также должны оценить, какой способ общения предпочитает каждый начальник. Например, если ваш босс хочет получать новости по электронной почте или телефонную конференцию только один раз в месяц, просьба о еженедельных личных встречах будет напрасной тратой его времени.
  • Сообщайте о проблемах заранее. Нет причин для того, чтобы босс был ошеломлен из-за того, что проблема вышла из-под контроля. Не пытайтесь минимизировать трудность или влияние. Вместо этого попросите совета по решению проблемы и не усугубляйте ее, отказываясь подчиняться указаниям.
Отчет перед несколькими боссами, шаг 6
Отчет перед несколькими боссами, шаг 6

Шаг 2. Сообщите каждому начальнику о вашей загруженности

Ваш босс должен знать, над чем вы работаете в любой момент времени. Это включает в себя работу этого начальника и работу, назначенную другими вашими менеджерами. В идеале ни один из ваших начальников не будет предъявлять необоснованных требований, если они знают, что у вас на тарелке для каждого менеджера.

  • Никогда не жалуйтесь никому из своих начальников на вашу загруженность от них или кого-либо еще. Просто держите своего босса в курсе, сказав что-то вроде: «Я просто хотел предупредить вас, что на следующей неделе я буду работать над _ отчетами для _».
  • Попробуйте вести электронный календарь со всеми своими дедлайнами, встречами и ходом работы в одном месте. Таким образом, вы можете просто поделиться своим календарем со всеми своими начальниками.
  • Вы также можете упомянуть, над чем вы работаете или какие проекты планируются, когда будете встречаться с каждым начальником. Держите их всех в курсе того, над чем вы работаете и для кого.
Отчет перед несколькими боссами, шаг 7
Отчет перед несколькими боссами, шаг 7

Шаг 3. Попросите организовать групповую встречу

Лучший способ управлять отчетами нескольким начальникам - это вовлечь их всех в беседу друг с другом. Если ваши начальники готовы к этому, то объединение всех на совместное совещание может помочь упорядочить вашу цепочку подчинения и порядок действий в вашей работе.

  • Сообщите каждому боссу, что собрание группы поможет вам оптимизировать работу каждого менеджера.
  • Когда вы спрашиваете начальство, будьте вежливы и профессиональны. Скажите что-нибудь вроде: «Я знаю, что вы очень заняты, но я думаю, что это действительно помогло бы упростить рабочий процесс и максимизировать общение, если бы мы провели групповую встречу со всеми другими моими боссами».
  • Общение ваших начальников друг с другом, будь то неформально или посредством регулярных встреч, также может помочь прояснить, каковы ваши обязанности по отношению к другим начальникам в любой момент времени.
  • Не пытайтесь разрешить конфликты между вашими боссами, так как может показаться, что вы выбираете сторону. Объясните различия в приоритетах и позвольте им разрешить любые возникающие конфликты.

Часть 3 из 3: Как справиться со стрессом

Отчет перед несколькими боссами, шаг 8
Отчет перед несколькими боссами, шаг 8

Шаг 1. Уточните свои собственные роли и обязанности

Если вы отчитываетесь перед несколькими начальниками, вы можете время от времени сомневаться в том, чего от вас ждут и кем. Разъяснение ваших ролей и обязанностей, как с каждым начальником, так и для вашего собственного понимания, может помочь снять часть стресса, связанного с работой с несколькими менеджерами.

  • Сядьте и посчитайте, кто в вашем отделе должен выполнять какую работу, а затем определите, какой процент этой рабочей нагрузки должен приходиться на вашу тарелку.
  • Запишите, какие, по вашему мнению, ваши основные функции в офисе, и сравните их с ожидаемой ролью, которую ваша компания установила в своих правилах приема на работу (роль или роли, которые вам сказали, что вы будете выполнять, когда вас наняли / повысили).
  • Когда вы разъясняете свои роли своим менеджерам, принесите письменный список каждой роли / ответственности и спросите каждого начальника, согласны ли они с этой оценкой.
  • Скажите что-нибудь вроде: «Согласны ли вы, что это мои роли / обязанности? Если нет, можете ли вы пояснить, что мне следует делать по-другому?» Затем храните копию этих ролей / обязанностей у себя на столе на случай, если вы когда-нибудь почувствуете неуверенность в том, что вам следует делать.
Отчет перед несколькими боссами, шаг 9
Отчет перед несколькими боссами, шаг 9

Шаг 2. Постарайтесь избавиться от личных проблем в работе

Многим работникам бывает трудно не усвоить проблемы, связанные с работой. В условиях стресса на работе и хаоса, связанного с отчетами нескольким начальникам, вы можете начать чувствовать, что все, что идет не так, - это ваша вина. В таких ситуациях может быть полезно помнить, что проблемы на рабочем месте, скорее всего, являются результатом обстоятельств, а не того, что вы делаете неправильно.

  • Сделайте шаг назад и спросите себя, действительно ли вы сделали что-нибудь не так. Поступил бы кто-нибудь из ваших коллег по-другому, или ситуация была неизбежна?
  • Найдите способы отвлечься от работы в конце дня. Сделайте что-нибудь расслабляющее и полезное, например, прогуляйтесь, покатайтесь на велосипеде или проведите время с семьей и друзьями.
Отчет перед несколькими боссами, шаг 10
Отчет перед несколькими боссами, шаг 10

Шаг 3. Разберитесь с трудным начальником

Если один из ваших начальников относится к вам особенно жестко или просто на него сложно работать, возможно, вы испытываете сильный стресс. В подобных ситуациях лучше всего действовать открыто и общаться с начальником.

  • Будьте активны, начав разговор со своим начальником. Вы можете задавать вопросы как по профессиональным, так и по личным вопросам (если считаете это целесообразным).
  • Постарайтесь немного узнать своего начальника и найти общие интересы или вещи, которые у вас есть. Это может помочь вашему начальнику увидеть в вас более близкого человека.
  • После того, как вы установили какой-то тип взаимопонимания, вы можете небрежно сообщить своему начальнику, насколько вы цените свою работу и компанию, в которой работаете.
  • Вы также можете попросить своего начальника дать совет, как улучшить ваши профессиональные отношения / сотрудничество. Скажите что-нибудь вроде: «Я чувствую, что все идет хорошо, но я просто хотел проверить и посмотреть, есть ли что-нибудь, что вы бы предпочли, чтобы я сделал по-другому».
Отчет перед несколькими боссами, шаг 11
Отчет перед несколькими боссами, шаг 11

Шаг 4. Используйте свою командную цепочку себе во благо

Хотя сообщение нескольким начальникам может вызывать стресс, это также может быть полезно для вас. Вы можете использовать свою иерархию команд, чтобы продвигаться по карьерной лестнице и время от времени получать профессиональные услуги по мере необходимости.

  • Найдите способы найти союзников с как можно большим количеством ваших боссов. Вы можете сделать это тонкими способами, познакомившись со своими начальниками, сделав им небольшие одолжения и установив с ними хорошие профессиональные отношения.
  • Потратьте больше времени и энергии на знакомство с начальником или начальниками, чье положение наиболее близко соответствует вашим карьерным целям. Например, если вы хотите сосредоточиться на бухгалтерском учете, познакомьтесь с менеджером, который может продвинуть вашу карьеру в области бухгалтерского учета.
  • Если у вас есть запрос, связанный с работой, и один из ваших менеджеров сказал нет, осторожно спрашивайте других менеджеров, пока кто-то не скажет «да».
  • Как только вы выясните, кто, скорее всего, удовлетворит ваши запросы, вы можете сделать этого менеджера своим человеком, к которому вы будете просить об одолжении.

Рекомендуемые: